Sua empresa já precisou dar baixa em mercadorias perdidas no estoque? Recebe valores de clientes antes da entrega dos produtos? Já teve uma mercadoria recusada no momento da entrega ou precisou reduzir o valor ou a quantidade de uma nota fiscal quando o cancelamento não era mais possível?
Se a resposta for sim para alguma dessas situações, é importante ficar atento às regras para emissão de Notas de Débito e Crédito em Santa Catarina.
Com o Decreto Estadual nº 1.686/2026, Santa Catarina passou a disciplinar a utilização desses documentos fiscais em determinadas operações.
Além dos procedimentos estaduais, as Notas de Débito e Crédito ganham relevância no contexto da Reforma Tributária, especialmente nas operações envolvendo o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços).
Na prática, dependendo da situação ocorrida, a empresa poderá precisar emitir uma NF-e com finalidade específica de Nota de Débito ou Nota de Crédito, utilizando códigos próprios e observando procedimentos específicos.
Por isso, entender quando esses documentos devem ser emitidos é fundamental para evitar inconsistências fiscais e procedimentos incorretos.
Em quais situações sua empresa precisa ficar atenta?
As novas regras merecem atenção especialmente se sua empresa realiza ou enfrenta situações como:
- perda, deterioração, perecimento, furto ou roubo de mercadorias em estoque;
- recebimento antecipado de clientes antes da entrega da mercadoria;
- mercadoria recusada pelo cliente ou retorno por não localização do destinatário;
- necessidade de reduzir valores ou quantidades de uma nota fiscal quando o cancelamento já não é mais possível;
- cobrança ou pagamento de multas e juros relacionados às operações;
- transferência ou estorno de créditos fiscais;
- sucessão empresarial;
- operações envolvendo cooperativas;
- desenquadramento do Simples Nacional.
Se alguma dessas situações faz parte da rotina da empresa, é importante conhecer os procedimentos aplicáveis antes da emissão do documento fiscal.
O que são Nota de Débito e Nota de Crédito?
As Notas de Débito e Crédito são documentos fiscais utilizados para registrar determinados ajustes relacionados a uma operação ou obrigação fiscal.
De forma simplificada:
Nota de Débito: utilizada em determinadas situações que geram um débito ou um ajuste a maior.
Nota de Crédito: utilizada em determinadas situações que geram um crédito ou um ajuste a menor.
Esses documentos permitem formalizar ajustes fiscais específicos e podem ser utilizados, inclusive, em algumas situações nas quais o cancelamento da nota fiscal original não seja mais possível.
É importante destacar que Nota de Débito e Nota de Crédito não podem ser utilizadas para corrigir qualquer tipo de erro em uma NF-e.
A utilização deve estar relacionada à situação efetivamente ocorrida e às hipóteses previstas nas regras fiscais aplicáveis.
Quando emitir uma Nota de Débito?
Para as operações relacionadas ao IBS e à CBS, foram estabelecidas diferentes finalidades para emissão de Nota de Débito.
01 – Transferência de créditos para cooperativas
Utilizada quando o cooperado transfere à cooperativa créditos não utilizados, conforme o regime aplicável.
02 – Anulação de crédito por saídas imunes ou isentas
Aplicável quando determinado crédito precisa ser estornado em razão de uma operação imune ou isenta.
03 – Débitos de notas não processadas
Utilizada quando uma nota fiscal de fornecimento não é reconhecida na apuração e precisa ser referenciada pelo próprio CNPJ.
04 – Multa e juros
Aplicável quando houver recebimento de valores decorrentes de atraso no pagamento e for necessário registrar o débito correspondente de IBS/CBS.
05 – Transferência de crédito na sucessão
Utilizada quando a empresa sucedida transfere créditos remanescentes para a empresa sucessora.
06 – Pagamento antecipado
Aplica-se quando o cliente realiza o pagamento antes da entrega do produto ou serviço e é necessário registrar o IBS/CBS correspondente.
07 – Perda em estoque
Utilizada em situações como perecimento, perda, furto ou roubo de mercadorias, quando houver necessidade de estorno dos créditos relacionados.
08 – Desenquadramento do Simples Nacional
Utilizada para os ajustes necessários na transição da empresa para o regime normal de tributação.
Quando emitir uma Nota de Crédito?
A Nota de Crédito também possui finalidades específicas.
01 – Multa e juros
Utilizada nas hipóteses previstas para registro do crédito relacionado a juros ou multa.
02 – Crédito presumido na Zona Franca de Manaus
Aplicável quando houver direito ao crédito presumido de IBS/CBS nas operações abrangidas pelas regras da Zona Franca de Manaus.
03 – Retorno por recusa ou não localização do destinatário
Utilizada quando a mercadoria não for entregue e retornar ao estabelecimento.
04 – Redução de valores ou quantidades
Aplicável quando houver necessidade de reduzir o valor ou a quantidade de uma operação e o cancelamento da nota fiscal original não for mais possível.
05 – Transferência de crédito na sucessão
Utilizada nas situações previstas para apropriação dos créditos remanescentes pela empresa sucessora.
06 – Retorno por recusa parcial na entrega
Aplicável quando apenas parte das mercadorias for recusada ou não entregue.
A escolha da finalidade correta deve levar em consideração o fato que realmente ocorreu na operação. Por isso, antes da emissão, é fundamental verificar o enquadramento fiscal aplicável.
Perda de estoque exige emissão de Nota de Débito?
Quando a empresa possuir mercadorias que precisem ser baixadas do estoque em razão de deterioração, perecimento, perda ou outras situações previstas, deverá ser observada a emissão de NF-e para registrar a ocorrência.
Nesse caso, os principais dados são:
- Tipo de nota: NF-e de saída;
- Finalidade: 6 – Nota de Débito;
- Tipo de débito: 07 – Perda em estoque;
- CFOP: 5.927;
- Natureza da operação: Baixa de Estoque;
- Destinatário: a própria empresa emitente.
A nota deverá apresentar a justificativa da perda e conter informações que permitam identificar os produtos baixados.
Realizar apenas a baixa da mercadoria no sistema de estoque pode não ser suficiente. Além do controle interno, a empresa precisa observar o procedimento fiscal relacionado à perda da mercadoria.
Isso reforça a importância de integrar as rotinas dos setores de estoque, faturamento e fiscal.
Recebimento antecipado do cliente exige Nota de Débito?
Outra situação importante ocorre quando a empresa recebe o pagamento do cliente antes da entrega da mercadoria.
Para registrar o pagamento antecipado, deve ser observado o procedimento fiscal específico.
Os principais dados são:
- Tipo de nota: NF-e de saída;
- Finalidade: 6 – Nota de Débito;
- Tipo de débito: 06 – Pagamento antecipado;
- CFOP: 5.922 ou 6.922, conforme a operação;
- Natureza da operação: correspondente ao registro do recebimento antecipado.
A nota referente ao recebimento antecipado deverá ser emitida sem destaque do ICMS, de acordo com as regras aplicáveis.
Posteriormente, quando ocorrer a efetiva entrega da mercadoria, deverá ser emitida a nota fiscal de venda correspondente, com a tributação aplicável e a referência ao documento anteriormente emitido.
Outro ponto importante é que a Nota de Débito destinada a registrar o pagamento antecipado é obrigatória, enquanto a emissão de uma nota fiscal de simples faturamento permanece facultativa, conforme o procedimento previsto para a operação.
O que fazer quando o cliente recusa a mercadoria?
Quando uma mercadoria não puder ser entregue porque o cliente recusou o recebimento ou porque o destinatário não foi localizado, o retorno dos produtos deverá ser devidamente documentado.
Nessa situação, os principais dados são:
- Tipo de nota: NF-e de entrada;
- Finalidade: 5 – Nota de Crédito;
- Tipo de crédito: 03 – Retorno por recusa total ou não localização do destinatário na tentativa de entrega.
A NF-e deverá fazer referência ao documento fiscal original e identificar as mercadorias que efetivamente retornaram ao estabelecimento.
Além disso, devem ser observados os eventos fiscais necessários para documentar a recusa ou a não localização do destinatário, conforme o caso.
É possível emitir Nota de Crédito para reduzir o valor ou a quantidade de uma NF-e?
Em determinadas situações, sim.
Quando for necessário reduzir o valor ou a quantidade de uma operação, mas o cancelamento da nota fiscal original já não for mais possível, poderá ser necessária a emissão de uma Nota de Crédito.
Nesse caso, devem ser observadas as seguintes informações:
- Tipo de nota: NF-e de entrada;
- Finalidade: 5 – Nota de Crédito;
- Tipo de crédito: 04 – Redução de valores ou quantidades;
- CFOP: correspondente à operação inversa, conforme o caso.
A Nota de Crédito deverá:
- fazer referência ao documento fiscal original;
- apresentar a justificativa do ajuste;
- contemplar apenas os valores ou quantidades que estão sendo efetivamente reduzidos.
É importante ter atenção neste ponto: a Nota de Crédito não substitui o cancelamento de uma NF-e em qualquer situação.
Antes de emitir o documento, é necessário verificar se o caso concreto está contemplado nas regras aplicáveis.
O que muda com IBS e CBS?
Com a implementação da Reforma Tributária, os procedimentos fiscais das empresas passam por uma fase de adaptação.
As Notas de Débito e Crédito estão inseridas nesse novo cenário porque determinadas situações poderão exigir registros específicos relacionados ao IBS e à CBS.
Isso significa que a empresa não deve analisar apenas o documento fiscal isoladamente. Também será necessário avaliar o impacto da operação na apuração dos novos tributos e verificar a finalidade correta do documento.
Por essa razão, procedimentos aparentemente rotineiros — como uma perda de estoque, um pagamento antecipado ou uma mercadoria recusada — passam a exigir maior integração entre os setores responsáveis pelo faturamento, estoque, financeiro e fiscal.
O sistema emissor da empresa precisa ser atualizado?
Esse é um dos primeiros pontos que devem ser verificados.
O sistema utilizado para emissão de documentos fiscais precisa estar preparado para trabalhar com as finalidades e os códigos correspondentes às Notas de Débito e Crédito.
Por isso, a empresa deve confirmar com seu fornecedor de software se o emissor já contempla as novas situações e campos necessários.
Também é importante testar os procedimentos antes que seja necessário realizar uma emissão na rotina da empresa.
Quais cuidados a empresa deve adotar?
A adequação não depende apenas do sistema emissor.
Algumas medidas internas são importantes para reduzir o risco de erros.
Revise os procedimentos internos
A empresa deve identificar quais das situações previstas fazem parte de sua operação, principalmente:
- perdas de estoque;
- recebimentos antecipados;
- recusas e devoluções;
- ajustes de valores e quantidades.
Não emita a Nota de Débito ou Crédito automaticamente
Antes da emissão, é necessário verificar se o fato ocorrido realmente está enquadrado em uma das hipóteses previstas.
O simples fato de existir uma diferença de valor ou a necessidade de corrigir uma operação não significa que uma Nota de Débito ou Crédito possa ser utilizada.
Mantenha os documentos comprobatórios
A empresa deve manter a documentação que justifique o procedimento realizado.
Entre os documentos que podem ser relevantes estão:
- registros de perdas;
- comprovantes de recusa;
- informações sobre devoluções;
- documentos relacionados ao pagamento antecipado;
- demais registros que demonstrem o fato que deu origem ao ajuste.
Referencie a nota fiscal original
Sempre que exigido, a Nota de Débito ou Crédito deverá fazer referência ao documento fiscal que deu origem à operação.
Essa informação é fundamental para manter a rastreabilidade do ajuste realizado.
Oriente os responsáveis pela emissão de notas fiscais
As pessoas envolvidas no faturamento e na emissão de documentos fiscais precisam conhecer as novas situações.
Sem orientação interna, existe o risco de o documento ser emitido com finalidade ou código incorreto.
As regras também se aplicam às empresas do Simples Nacional?
Os procedimentos abordados também exigem atenção das empresas enquadradas no Simples Nacional.
Além disso, existe finalidade específica de Nota de Débito para ajustes decorrentes do desenquadramento do Simples Nacional.
Por isso, a empresa não deve presumir que está dispensada desses procedimentos apenas em razão do regime tributário adotado.
Nota de Débito e Nota de Crédito substituem o cancelamento da NF-e?
Não de forma automática.
As Notas de Débito e Crédito possuem finalidades específicas e não devem ser utilizadas como uma ferramenta genérica para corrigir qualquer erro em uma nota fiscal.
Em algumas situações, como a redução de valores ou quantidades quando o cancelamento não for mais possível, poderá existir a possibilidade de emissão de Nota de Crédito.
Porém, cada caso deve ser analisado individualmente.
O que sua empresa deve fazer agora?
O primeiro passo é identificar se alguma das situações mencionadas neste artigo ocorre na rotina da empresa.
Depois, recomendamos:
- verificar se o sistema emissor está preparado para as novas finalidades;
- revisar os procedimentos de perda de estoque, antecipação de pagamentos, recusas, devoluções e ajustes;
- orientar a equipe responsável pela emissão de NF-e;
- revisar a forma de armazenamento dos documentos que comprovam cada ocorrência;
- consultar o setor fiscal antes de realizar uma emissão quando houver dúvida sobre o enquadramento.
As regras relacionadas às Notas de Débito e Crédito exigem mais do que uma simples atualização de sistema. Elas demandam também revisão dos processos internos e alinhamento entre os setores envolvidos nas operações.
Perguntas frequentes sobre Nota de Débito e Nota de Crédito
O que é uma Nota de Débito?
É um documento fiscal utilizado para registrar determinadas situações que geram débito ou ajuste a maior, desde que previstas nas regras aplicáveis.
O que é uma Nota de Crédito?
É um documento fiscal utilizado para registrar determinadas situações que geram crédito ou ajuste a menor.
Perda de estoque exige Nota de Débito?
Nas situações previstas para perda de estoque, deve ser observado o procedimento específico, com NF-e de saída, finalidade 6 – Nota de Débito e tipo de débito 07 – Perda em estoque.
Pagamento antecipado exige Nota de Débito?
Nas operações abrangidas pelas regras de pagamento antecipado, deve ser observada a emissão da Nota de Débito com tipo de débito 06 – Pagamento antecipado.
Mercadoria recusada pelo cliente exige Nota de Crédito?
Quando houver retorno por recusa total ou não localização do destinatário, deve ser observado o procedimento de Nota de Crédito correspondente.
Posso emitir Nota de Crédito para corrigir qualquer erro em uma NF-e?
Não. A Nota de Crédito possui finalidades específicas e não substitui genericamente o cancelamento ou outros procedimentos de correção.
As empresas do Simples Nacional precisam ficar atentas às novas regras?
Sim. Os procedimentos abordados também exigem atenção das empresas enquadradas no Simples Nacional, inclusive porque há previsão específica para situações de desenquadramento.
Sua empresa está preparada para as Notas de Débito e Crédito?
A implementação das Notas de Débito e Crédito representa mais um ponto de atenção na adaptação dos processos fiscais às novas regras e à Reforma Tributária.
Operações comuns da rotina empresarial, como perdas de estoque, pagamentos antecipados, recusas de mercadorias e ajustes de valores, precisam ser avaliadas com cuidado para que a documentação fiscal seja realizada corretamente.
Por isso, além de conferir se o sistema está preparado, é fundamental revisar os procedimentos internos e orientar as equipes responsáveis.
Ficou em dúvida sobre a necessidade de emitir uma Nota de Débito ou Nota de Crédito?
A equipe da Paralello pode analisar a situação da sua empresa e orientar sobre o procedimento fiscal adequado antes da emissão do documento.
Entre em contato com a nossa equipe e evite emissões incorretas ou ajustes posteriores.
